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如何在职场上写一封有价值的Email
来源:中国经营网    时间:2014-07-02

要写一封专业的Email, 记住两点:有礼貌、讲重点。一封美观、清楚、简单、明晰的商务Email,会有效地显示出你的专业素养,让客户对你不敢小觑。对方从你的文字中挑不出任何的毛病,你的Email 就成功了。
 
确保你发的E m a i l第一时间被打开
 
起个好标题实在太重要了, 可以让你的Ema i l 免遭埋没。以“ 开会通知”为例, 想象一下, 一个职场人每天邮箱中会收到多少封邮件, 而其中又有多少的标题中带有“ 开会” 这个关键词。所以如果你的标题平淡无奇, 很可能直接就被收件人忽略掉了。因此, 主题栏的撰写是不可以含糊其辞的, 有必要将正文的内容提纲挈领地展示在主题栏里。
 
● 精炼地说明主要内容切忌使用模棱两可的标题, 也别用一些语气助词来表达, 比如“ 喂, 发给要写一封专业的Email, 记住两点:有礼貌、讲重点。一封美观、清楚、简单、明晰的商务Email,会有效地显示出你的专业素养,让客户对你不敢小觑。对方从你的文字中挑不出任何的毛病,你的Email 就成功了。你的”、“嘿,收着”。
 
● 提供与对方相关联的信息通常邮件的收件人在看邮件的时候,只会关注一件事情— 这封邮件能为我提供什么? 想要别人愿意花时间来阅读你的邮件, 就要给他们提供值得阅读的理由。因此在写邮件标题的时候, 就要给对方提供与他自身相关联的信息, 这时你所写的邮件标题是在跟他们解释需要阅读的原因。站在对方的立场写邮件标题,就会相当吸引人。
 
● 加入公司名称或自己的姓名在发送对外邮件的时候, 加入公司的名称;在发送对内邮件的时候, 加入自己的姓名, 可以有效地增加邮件的打开率。世界知名的调查公司丘比特研究公司( J u p i t e r R e s e a r c h ) 经过调研发现, 在邮件的主题中加入发件者的身份可以将邮件打开率提升28%。
 
● 不要在标题中直接使用收件人的姓名个性化的电子邮件标题很重要, 但并不一定所有的个性化都适合。有些人认为在标题上加入收件人的姓名, 可以引起收件人的注意, 进而提升阅读率。然而事实上, 大部分的邮件I S P( 互联网服务提供商) 会将标题中含有用户姓名的邮件直接认定为垃圾邮件, 所以此方法还应慎用。
 
● 适当地在邮件标题上注明截止日期如果你的邮件比较紧急, 想要让对方尽快看到, 就可以适当地在邮件中使用一些“ 紧急” 之类的字眼, 并注明截止日期。当然, 也可以适当地使用一些大写字母, 或者是特殊的标点符号, 如叹号等来对标题进行突出。但也要适度,没到那个程度最好不要随便使用。
 
●发送之前注意检查最为关键的一点是, 在标题上千万不要出现错别字和不通顺的句子。不要光顾着检查正文中的错误, 而忘记在发送之前检查标题。再次思考:在收件箱中,它是否能够脱颖而出? 它看起来像不像垃圾邮件? 明确了这些之后, 再发出你的邮件。
 
T I P S
 
不同对象,不同写法给不同的对象发邮件可不是一件容易的事情。让收件人愿意阅读你的邮件, 就必须针对不同的对象, 采取不同的写作方式。可以适当地将收件人进行初步分类, 在注意基本礼仪的前提下, 有针对性地打动不同发件人的心。
 
谨言慎行的人
 
他们对待陌生人一贯信奉“ 祸从口出”,有些的确是很有能力的,那些经历过的挫折和阅历就是他们最好的资本, 他们凭此在团队中保持着核心竞争力。对待这样的人, 在邮件中要先对其表示尊敬和肯定。他们有时候不一定会表现自己, 但却特别希望自己的团队重视自己, 尤其是关于工作发展方向方面的意见。想要让他们对你的邮件有所回应, 就需要拿出诚恳的态度来。
 
职场菜鸟
 
他们在办公室没有太多经验和阅历,对于自己的能力没有很大的自信。对于这样的人,在邮件中不要反复强调事情本身,而是要注重提高他们的信心。一旦他们觉得自己的意见被接受,他们就会将此当成职场中迈出的一大步,并对接下来的工作热情高亢。
 
自主性强的人
 
有一种人不经常发言, 既不是职场菜鸟, 也不是谨小慎微, 而是太过于有主见。他们之所以不经常说话,是因为不屑于跟别人进行交流。比如在一些群体转发的邮件中, 他们从来不会回复, 因为觉得没有价值。在跟这样的人发邮件的时候, 不要有太多废话。邮件内容要有一定的深意, 比如整个项目的发展目标、阶段进展等,要努力让他们在阅读的过程中产生共鸣,调动积极性,参与进来。
 
有年龄差距的人
 
通常人们都愿意亲近跟自己年龄相仿的人, 然后是阅历相似的人, 最后才是价值观相近的人。给这样的人写邮件时,要注重建立起彼此的信任、共识以及责任感, 不要用自己单方面的思维来告诉别人应该怎么做, 注意阐述事实本身,慢慢与对方建立信任。
 
用传统信件风格写商务E m a i l
 
掌握商务Ema i l 的书写是职场的必修课, 但并非一件容易的事情。通常认为, 商务Ema i l 的撰写风格可以比照传统的信件, 有一些相对熟识的客户之间可以不用严格按照固定模式撰写。但因为商务Ema i l 比较正式, 因此采用较为严肃的风格更好。尤其是第一次接触时,会给人留下一个专业的好印象。
 
商务Email 的行文一定要简单、精炼。简单来说,分“格式”和“内容”两部分。
 
● 格式:美观+ 清楚
 
要让自己的邮件内容显得清晰, 一个最简单的办法就是分出段落。每段只说一件事情。如果一件事情没有办法在一个自然段里说清楚, 就可以再分解成几段。千万不要让客户来为你断句, 去分析你究竟有几层意思。
 
美观就是将字体设置好, 中文一般是宋体五号,英文可以设置成西欧字体。
 
● 内容:简单+ 明晰
 
写每一封商务Ema i l,不管是为了联系业务, 还是已经有了合作项目, 总是要让对方分清楚信息和行动。那就是要让对方从你的邮件中了解到, 哪些是他需要知道的信息, 哪些是他接下来应该采取的行动。
 
比如邮件开始打过招呼, 就开始直接叙述事实:这个项目进展得怎么样,出现了什么问题,原料价格近期上涨等。这样人家一看, 就知道发生了什么事。这就是你要让对方清楚的信息, 接下来就是应该提出对策。
 
你可以列出几个选项, 来帮助他解决发生的问题, 让对方在取舍之后可以尽快做出决定。如果其中的一个方案是你希望对方采用的, 就将你希望的理由写得更详细更合理。这其实是一种诱导,但注意不要做得太明显。在商务Ema i l中千万不要自作聪明, 直接指示对方怎么做,以免引起对方不快。
 
当然, 在职场中此类问题很多, 也很复杂, 但让客户自己做选择是第一原则。这要反复斟酌才能拿捏好分寸, 还需要在职场中慢慢修炼。
 
T I P S 商务E m a i l 两大忌
 
1. 要礼貌但不要过分客气
 
商务Ema i l 可以直接叙述, 没必要拐弯抹角,搞过分客气那一套。过分客气的心态其实隐隐表示着你有求于人,这样一来就会让你的立场完全暴露在对方的面前,这种沟通是不平等的。
 
 
为了避免造成日后业务上的不平等起点,商务Ema i l 中只需要保持得体就足够了。那些寒暄的客套话也不要太多,简单的招呼就可以, 多了也没什么实际作用,人家也不见得领情。有些人在商务Ema i l中的客套话写得让人鸡皮疙瘩掉一地,这完全没必要。
 
2 . 别随便在E m a i l 中道歉
 
在出现问题的情况下,除非真是你的责任,不然不要随便道歉。因为道歉,意味着你犯了错误,犯了错就要承担相应的责任。因此,如果责任不在你,就不要随便道歉以显示所谓的“ 诚意”。即便你真的犯了错误,也不要反复道歉,只需承担相关责任即可。真正可以显示出你诚意的,应该是接下来的补救措施,以及你的建设性意见,而不是反复道歉。
 
文章来源:中国经营网


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